INFORMATIVA SUL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI
Utenti e Clienti della piattaforma web Sostravel
ai sensi degli artt. 13 e 14 del Regolamento (UE) 2016/679 (“GDPR”) e del D.Lgs. 30 giugno 2003, n. 196, come modificato dal D.Lgs. 10 agosto 2018, n. 101 (“Codice Privacy”)
Sostravel.com S.p.A. desidera informarLa, in modo chiaro e trasparente, su come tratta i dati personali di chi naviga sul sito www.sostravel.com e sulle altre piattaforme online di sua proprietà (la “Piattaforma Web“), registra un Account, acquista o attiva i Servizi, anche tramite i Negozi Online e i Punti Vendita, o contatta il Customer Care. I termini con iniziale maiuscola hanno il significato attribuito nelle Condizioni Generali dei Servizi pubblicate sul Sito.
1. Titolare del trattamento e Responsabile della Protezione dei Dati
Titolare del trattamento è Sostravel.com S.p.A. (C.F. e P.IVA 03624170126), con sede legale in Viale Europa 98, 00144 Roma; PEC: sostravel@pec.net; e-mail: privacy@sostravel.com.
Il Titolare ha designato un Responsabile della Protezione dei Dati (DPO), Dott. Vincenzo Pacelli, contattabile all’indirizzo dpo@sostravel.com o per posta presso la sede del Titolare.
2. Quali dati personali trattiamo
A seconda dei Servizi e delle funzionalità utilizzate, possiamo trattare le seguenti categorie di dati:
- Dati di registrazione e dell’Account: nome, cognome, data di nascita, indirizzo e-mail, username e password (conservata in forma cifrata), eventuali numero di telefono e indirizzo.
- Dati di acquisto e pagamento: Servizi acquistati, codici di attivazione (codice LLC, codice QR), canale di acquisto, ricevute. I dati della carta di pagamento sono trattati direttamente dal prestatore dei servizi di pagamento; Sostravel non ne conserva il numero completo.
- Dati di viaggio e del Bagaglio (Servizio Lost Luggage Concierge): volo e itinerario, Baggage Tag, P.I.R., Luogo di Riconsegna, informazioni sugli spostamenti del Bagaglio acquisite tramite il portale SITA WorldTracer e dagli handler aeroportuali, documentazione relativa all’Indennizzo Vettore.
- Dati per il pagamento dell’importo a garanzia del servizio: documento di identità, biglietto aereo, coordinate bancarie (IBAN), Modulo a garanzia del servizio e Modulo Quietanza firmati.
- Dati delle comunicazioni con il Customer Care: numero di telefono, contenuto delle conversazioni telefoniche, e-mail, SMS e messaggi WhatsApp, registrazioni delle chiamate (si veda il paragrafo 4).
- Dati relativi al Servizio Dr. Travel: Sostravel tratta esclusivamente i dati necessari alla vendita e all’attivazione del Servizio (nominativo, periodo di Durata, date del viaggio, lingua). I dati relativi alla salute sono trattati unicamente da Net Medicare S.r.l. (si veda il paragrafo 3.3).
- Dati del Diario di bordo digitale: voli e itinerari che l’Utente sceglie di registrare.
- Dati per il Servizio Travel Booking: dati dei viaggiatori e, ove richiesto dal fornitore del servizio turistico o dalla normativa del Paese di destinazione, estremi dei documenti di viaggio.
- Dati di navigazione: indirizzo IP, tipo di browser e dispositivo, log di accesso e utilizzo della Piattaforma Web, dati raccolti tramite cookie e strumenti analoghi, come descritto nella Cookie Policy.
Dati di terzi forniti dall’Utente. Se l’Utente comunica dati di altre persone (ad esempio compagni di viaggio o beneficiari di un Servizio), dichiara di averle informate e di essere legittimato a comunicarli; tali persone potranno esercitare i diritti di cui al paragrafo 9 (art. 14 GDPR).
Minori. La registrazione è riservata ai maggiori di 18 anni. La registrazione di un minore richiede l’autorizzazione preventiva di chi ne esercita la responsabilità genitoriale.
Dati particolari. Sostravel non richiede dati relativi alla salute o altre categorie particolari di dati (art. 9 GDPR). Si invita a non comunicarli al Customer Care: se ciò avviene, saranno utilizzati al solo scopo di indirizzare la richiesta al soggetto competente e non saranno conservati oltre quanto strettamente necessario.
3. Per quali finalità e su quale base giuridica
3.1 Finalità necessarie e basate su obblighi o interessi legittimi
| Finalità | Base giuridica | Conferimento |
|---|---|---|
| Registrazione e gestione dell’Account | Esecuzione del contratto (art. 6.1.b GDPR) | Necessario: senza i dati non è possibile creare l’Account |
| Vendita, attivazione ed erogazione dei Servizi (Lost Luggage Concierge, Dr. Travel, Travel Booking, servizi gratuiti) | Esecuzione del contratto (art. 6.1.b) | Necessario per fornire il Servizio richiesto |
| Rintracciamento del Bagaglio e Tracking Attivo, anche tramite SITA WorldTracer e handler aeroportuali | Esecuzione del contratto (art. 6.1.b) | Necessario |
| Gestione della Procedura e pagamento dell’importo a garanzia del servizio | Esecuzione del contratto (art. 6.1.b) | Necessario: senza i documenti richiesti la pratica non può essere liquidata |
| Verifiche su anomalie e prevenzione di frodi o abusi (ad es. acquisti duplicati, limite di eventi nel triennio) | Legittimo interesse del Titolare a prevenire frodi (art. 6.1.f) | Necessario |
| Assistenza tramite Customer Care, gestione di richieste e reclami, registrazione delle chiamate | Esecuzione del contratto (art. 6.1.b); legittimo interesse a documentare le richieste e a garantire la qualità del servizio (art. 6.1.f) | Necessario per ricevere assistenza |
| Adempimenti di legge (contabili, fiscali, Codice del Consumo, normativa sul turismo), richieste delle autorità | Obbligo legale (art. 6.1.c) | Obbligatorio |
| Sicurezza della Piattaforma Web e prevenzione di accessi abusivi | Legittimo interesse (art. 6.1.f) | Necessario |
| Accertamento, esercizio o difesa di un diritto in sede giudiziale o stragiudiziale | Legittimo interesse (art. 6.1.f) | Necessario |
| Invio all’indirizzo e-mail del Cliente di comunicazioni su servizi analoghi a quelli acquistati (“soft spam”) | Art. 130, comma 4, Codice Privacy; legittimo interesse (art. 6.1.f) | Il Cliente può opporsi in qualsiasi momento, anche con il link presente in ogni messaggio |
3.2 Finalità basate sul consenso (facoltativo)
| Finalità | Base giuridica | Conferimento |
|---|---|---|
| Invio di comunicazioni promozionali e newsletter su prodotti e servizi di Sostravel tramite e-mail, SMS, WhatsApp, telefono con operatore o notifiche | Consenso (art. 6.1.a GDPR; art. 130 Codice Privacy) | Facoltativo: il mancato consenso non incide sui Servizi |
| Profilazione: analisi delle preferenze e dell’utilizzo della Piattaforma Web per inviare comunicazioni personalizzate | Consenso (art. 6.1.a) | Facoltativo: il mancato consenso non limita l’accesso alla Piattaforma Web né ai Servizi |
| Cookie e strumenti di tracciamento non tecnici | Consenso (art. 122 Codice Privacy) | Facoltativo, gestibile dal banner e dalla Cookie Policy |
Il consenso può essere revocato in qualsiasi momento, senza pregiudicare la liceità del trattamento effettuato prima della revoca (art. 7.3 GDPR).
3.3 Servizio Dr. Travel e servizi dei partner
Il Servizio Dr. Travel è erogato da Net Medicare S.r.l., che opera quale titolare autonomo del trattamento dei dati dei Pazienti, compresi i dati relativi alla salute raccolti sulla propria piattaforma e durante le Televisite. Sostravel, quale rivenditore, comunica a Net Medicare i soli dati necessari ad attivare il Servizio acquistato (art. 6.1.b GDPR) e non ha accesso alla documentazione sanitaria. L’informativa di Net Medicare è disponibile sul sito del partner.
Quando l’Utente sceglie di utilizzare servizi di partner terzi accessibili dalla Piattaforma Web (ad esempio la richiesta di risarcimento voli tramite AirHelp o le coperture assicurative a tariffe agevolate), i dati sono raccolti direttamente dal partner, che li tratta come titolare autonomo secondo la propria informativa. Sostravel comunica al partner solo i dati eventualmente necessari a riconoscere la convenzione richiesta dall’Utente.
4. Customer Care
Il Customer Care è gestito esclusivamente da operatori di Sostravel o di società di Contact Center che agiscono per suo conto in qualità di responsabili del trattamento (art. 28 GDPR). È raggiungibile per telefono, e-mail e WhatsApp ai recapiti indicati nelle Condizioni Generali.
- Dati trattati. Numero di telefono, contenuto della richiesta e della corrispondenza, dati della pratica e, per le chiamate telefoniche, la relativa registrazione.
- Registrazione delle chiamate. All’inizio della chiamata l’Utente viene informato che la conversazione può essere registrata. La registrazione serve a documentare le segnalazioni ricevute, in particolare la comunicazione della Mancata Consegna del Bagaglio da cui decorrono i termini del Servizio, e a verificare la qualità del servizio (legittimo interesse, art. 6.1.f GDPR). L’Utente può opporsi e utilizzare in alternativa l’e-mail.
- Nessuna decisione automatizzata. Le richieste e le pratiche, compreso il riconoscimento dell’importo a garanzia del servizio, sono esaminate da personale di Sostravel. Non sono adottate decisioni basate unicamente su trattamenti automatizzati ai sensi dell’art. 22 GDPR.
5. Come trattiamo i dati
I dati sono trattati con strumenti prevalentemente elettronici e, in misura limitata, cartacei, da personale autorizzato e istruito (art. 29 GDPR e art. 2-quaterdecies Codice Privacy). Sostravel adotta misure tecniche e organizzative adeguate al rischio (art. 32 GDPR), tra cui controllo degli accessi, cifratura delle password e delle comunicazioni, backup e verifica periodica delle misure. Sostravel non chiederà mai all’Utente di comunicare la propria password.
6. Per quanto tempo conserviamo i dati
| Categoria di dati | Periodo di conservazione |
|---|---|
| Dati dell’Account | Per la durata dell’Account. In caso di inattività per 24 mesi l’Account è chiuso, previo avviso via e-mail, e i dati sono cancellati, salvo quelli da conservare per gli altri fini indicati in tabella |
| Dati contrattuali, contabili e fiscali (acquisti, pagamenti, fatture) | 10 anni (art. 2220 c.c. e normativa fiscale) |
| Pratiche Lost Luggage Concierge e importo a garanzia del servizio, inclusi documenti e IBAN | 10 anni dalla chiusura della pratica, termine ordinario di prescrizione (art. 2946 c.c.) |
| Registrazioni delle chiamate al Customer Care | 6 mesi dalla chiamata, salvo contestazioni in corso |
| E-mail, SMS e messaggi WhatsApp con il Customer Care | Per la durata della pratica e successivamente secondo i termini della pratica cui si riferiscono |
| Dati del Diario di bordo digitale | Fino alla cancellazione da parte dell’Utente o alla chiusura dell’Account |
| Dati per finalità promozionali | 24 mesi dal consenso o dall’ultima interazione, salvo revoca anticipata |
| Dati per finalità di profilazione | 12 mesi dalla raccolta, salvo revoca anticipata |
| Cookie e strumenti di tracciamento | Secondo quanto indicato nella Cookie Policy |
Decorsi tali termini i dati sono cancellati o resi anonimi, salvo che la conservazione sia necessaria per difendere un diritto in giudizio o per adempiere a richieste delle autorità.
7. A chi comunichiamo i dati
I dati non sono diffusi. Possono essere comunicati, nei limiti di quanto necessario per le finalità indicate, a:
- responsabili del trattamento (art. 28 GDPR) che operano per conto di Sostravel: fornitori di hosting, cloud e servizi informatici, gestori della Piattaforma Web, società di Contact Center, fornitori di servizi di e-mail, SMS e messaggistica, consulenti;
- titolari autonomi: Net Medicare S.r.l. (Servizio Dr. Travel); compagnie aeree, handler aeroportuali e SITA (WorldTracer) per il rintracciamento del Bagaglio; prestatori di servizi di pagamento e banche; fornitori dei servizi turistici prenotati tramite il Servizio Travel Booking; partner scelti dall’Utente (paragrafo 3.3); rivenditori autorizzati e Punti Vendita, per gli acquisti effettuati tramite tali canali; professionisti (legali, commercialisti, revisori);
- autorità pubbliche e giudiziarie, quando previsto dalla legge.
L’elenco aggiornato dei responsabili del trattamento può essere richiesto ai contatti indicati al paragrafo 10.
8. Trasferimenti di dati fuori dallo Spazio Economico Europeo
Alcuni dati possono essere trasferiti fuori dallo Spazio Economico Europeo, in particolare:
- a fornitori del servizio di Contact Center con sede in Paesi terzi, tra cui la Moldavia;
- a fornitori tecnologici (ad esempio servizi cloud, e-mail e messaggistica), qualora stabiliti o operanti fuori dal SEE;
- a compagnie aeree e handler dell’aeroporto di destinazione, quando il Bagaglio è smarrito in un Paese terzo.
I trasferimenti avvengono sulla base di una decisione di adeguatezza della Commissione europea (art. 45 GDPR), compreso, per le società statunitensi certificate, l’EU-U.S. Data Privacy Framework; in mancanza, sulla base delle clausole contrattuali standard approvate con Decisione di esecuzione (UE) 2021/914 e di eventuali misure supplementari individuate a seguito di una valutazione d’impatto del trasferimento (art. 46 GDPR). I trasferimenti verso compagnie aeree e handler necessari per rintracciare e riconsegnare il Bagaglio si fondano sulla necessità di eseguire il contratto concluso con il Cliente (art. 49.1.b GDPR). Copia delle garanzie adottate può essere richiesta ai contatti indicati al paragrafo 10.
9. I diritti dell’interessato
L’interessato può esercitare in qualsiasi momento, gratuitamente, i diritti previsti dagli artt. 15-22 GDPR:
- accesso ai propri dati e alle informazioni sul trattamento (art. 15);
- rettifica dei dati inesatti e integrazione di quelli incompleti (art. 16);
- cancellazione dei dati, nei casi previsti (art. 17);
- limitazione del trattamento (art. 18);
- portabilità: ricevere i dati forniti in formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico, o farli trasmettere a un altro titolare (art. 20);
- opposizione al trattamento basato sul legittimo interesse, per motivi connessi alla propria situazione particolare, e in ogni caso al trattamento per finalità di marketing diretto, inclusa la profilazione connessa (art. 21);
- non essere sottoposto a decisioni basate unicamente su trattamenti automatizzati che producano effetti giuridici o incidano in modo analogo (art. 22);
- revocare il consenso in qualsiasi momento (art. 7.3).
Sostravel risponde senza ingiustificato ritardo e comunque entro un mese dal ricevimento della richiesta, termine prorogabile di due mesi in caso di richieste complesse o numerose, dandone comunicazione motivata entro il primo mese (art. 12.3 GDPR). Per la documentazione sanitaria relativa al Servizio Dr. Travel le richieste vanno rivolte a Net Medicare; il Customer Care di Sostravel può comunque inoltrarle.
L’interessato ha inoltre diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (www.garanteprivacy.it), o all’autorità di controllo dello Stato membro in cui risiede o lavora (art. 77 GDPR), e di ricorrere all’autorità giudiziaria (art. 79 GDPR).
10. Come esercitare i diritti
Le richieste possono essere inviate a:
- Sostravel.com S.p.A., Viale Europa 98, 00144 Roma; e-mail privacy@sostravel.com; PEC sostravel@pec.net;
- Responsabile della Protezione dei Dati: dpo@sostravel.com.
Per la richiesta può essere necessario verificare l’identità del richiedente. L’interessato può farsi rappresentare da un delegato munito di delega scritta e copia del proprio documento di identità.
11. Cookie e link a siti di terzi
Per le informazioni sui cookie e sugli altri strumenti di tracciamento utilizzati sulla Piattaforma Web e sulla gestione delle relative preferenze si rinvia alla Cookie Policy. La Piattaforma Web può contenere collegamenti a siti di terzi (ad esempio Net Medicare, AirHelp, partner assicurativi), ai quali si applicano le rispettive informative.
12. Aggiornamenti dell’informativa
La presente informativa è aggiornata a novembre 2026 e sostituisce la versione del 31 luglio 2023. Potrà essere modificata in relazione all’evoluzione dei Servizi, degli strumenti utilizzati per la loro erogazione e della normativa. In caso di modifiche rilevanti ne sarà data evidenza sulla Piattaforma Web e, ove opportuno, tramite comunicazione e-mail agli Utenti registrati.